Anunț de achiziții: Selectarea unui prestator de servicii de logistică și producție tehnica la evenimentul „Startup Moldova Summit 2026”

Data evenimentului: 22 Aprilie 2026

Locația evenimentului: Arena Chișinău

Beneficiar: Fundația Startup Moldova

(SMS) este evenimentul anual dedicat comunității de startup-uri, antreprenori și inovatori din Republica Moldova și din străinătate. Evenimentul oferă oportunități de networking, prezentări și interacțiuni între fondatori, investitori, experți și alți actori ai ecosistemului de inovare.

Ediția din 2026 își propune să reunească aproximativ 2000 de participanți, oferind un cadru profesionist pentru schimb de idei, prezentarea inițiativelor inovatoare și dezvoltarea colaborărilor în domeniul tehnologiei și antreprenoriatului.

INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI:

Vă rugăm să trimiteți pe e-mailul admin@startupmoldova.digital o ofertă completă pentru furnizarea serviciilor de logistica si producție tehnica, care să includă:

OFERTA TEHNICĂ - descrierea serviciilor și a echipamentelor propuse, inclusiv:

1.

Inregistrare: 

Sistemul Critic „Scan & Print”

Capacitate 2000 persoane

• Badge-uri Premium: 2000 de ecusoane premium (carton dens/PVC).
• Soluție Tehnică: 6-8 puncte de scanare și printare instantanee (nume, organizație + categorie bilet) la scanare codului QR.
• Timp de procesare: Maxim 15 secunde per badge.
• Echipament: Imprimante dedicate, laptopuri, conexiune internet stabilă (cu backup local 4G/5G).
• Personal: 10 persoane pentru check-in.

2. 

Zone de conținut și networking -

evenimentul va utiliza aproximativ 

A. Main Stage * 

(capacitate 500-600 persoane, cu intrare separată) - setup-ul scenografiei rămâne deschis propunerilor tehnice ale ofertanților. 

Aplicanții sunt rugați să propună un concept vizual pentru scenă, inclusiv un preview vizual / schiță de design, care să integreze identitatea vizuală Startup Moldova Summit 2026 și elemente grafice sub formă de săgeți

• Scenă cu scară și decor tematic 
• Ecranele: rularea prezentarilor speakerilor, imaginile de anunțare speakeri, imaginea speakerilor de pe scenă, bandă separată cu logourile partenerilor SMS26
• Sistem audio profesional, 10 microfoane (lavalieră/wireless), clicker profesional.
• Regie video completă: 3+ camere, regizor live, semnal către ecrane și TV în zona VIP. 
• Lumini scenice mobile/statice
• TV (1 sau 2) pe scena pentru rulare prezentări speakeri
• Rulare timer pe TV-ul cu prezentarea speakerului
• Regizor scenografie
• Elaborare materiale vizuale pentru ecrane cu suportul designerului din echipa Startup Moldova
• Preaprobarea materialelor vizuale cu 3 zile pînă la eveniment.
• Desfășurarea repetiției generale pe 21 aprilie cu moderator și materialele vizuale.
• Preaprobare jingle muzical pentru momentele de intrare și ieșire de pe scenă al speakerilor, cît și secvența sonoră pentru pauze.
• Soluții de acces în tribune din sală.

B. Chill Zone **

(cu intrare separată din hall)

Spațiu amenajat în spatele scenei principale, cu proiecții vizuale și muzică pentru relaxare

• Asigurarea sunetului (să nu interfereze cu sunetul de pe scena principală): corespunzător proiecțiilor vizuale. 
• Echipament Relaxare: Beanbag-uri, 20-30 maturi de yoga, mobilier de tip lounge.
• Proiecții: Draperii albe (White Curtains), de marimea 15x10m, folosite ca ecrane pentru proiecții personalizate (VJing/Custom Projections).
• Infrastructură: Covor (180m2), proiectare de înaltă rezolutie pentru a acoper 200m2, lumini scenice ambientale, alimentare electrică dedicată.
• Acces: intrarea de bază din hol, a se propune soluție pentru intrare din tribune

C. Workshop Zones (1 & 2)

Amenajate pe coridoarele din stinga si dreapta, etajul 1 Arena Mare

• Workshop zona 1: Setup tip „Silent Disco” (pina la 50 căști wireless), 40 scaune, microfon, timer.
• Workshop zona 2: Ecran LED, podium 5x2m, sistem audio surround, 50 scaune, lumini pentru speaker, microfon, timer.

D. Networking & Startup Alley

• Brella Networking (Pe coridorul din stînga sălii, cu acces izolat.): 20 mese cocktail cu iluminare, numere pe masă, delimitare.
• Startup Alley (Pe coridorul din dreapta cu ieșire la terasă): mobilier 15 unități (masă cocktail, scaun, prelungitor). Fiecare unitate trebuie să includă elemente de branding personalizat pentru startup (logo-ul companiei), integrate într-un sistem vizual unitar al zonei.
• Booths suplimentare: 4 zone 2x2m și 6 zone 2x1m cu ecrane TV (65-85 inch)

3.

Servicii și zone separate (VIP, Food & Bev)

E. VIP Zone

Zona garderoba si bar etajul 2, cu izolare și acces exclusiv

• Mobilier: 25 mese cocktail, 6 zone „soft” cu canapele, fotolii și mese joase.
• Tehnic: 2 ecrane TV pentru transmisia live a scenei principale, prize/prelungitoare pentru participanți.

F. Food Court 

(zona de masa)

• Furnizori de catering: cel puțin 2 puncte de vânzare care vor asigura alimentarea celor 2000 participanți la eveniment. Referințe: hot-dog, sandwich-uri, plăcinte, cheesecake, băuturi răcoritoare.
• Infrastructură: 20 mese tip cocktail, umbrele, asigurare flux electricitate pentru furnizorii de catering.
• Delimitare: Zonă izolată prin gard Heras (cca 80-100m liniari)

G. Beverage Zone 

(zona de bauturi)

• Setup: 5 mese cocktail, mese dreptunghiulare.
• Decor: Lumini decorative specifice pentru ambianță.

4.

Zone suplimentare și Staff

• Fotozonă (8x4m în hall): Fotowall interactiv cu blocuri și săgeți luminoase, mini podium, kit lumini frontal/backlight.
• Media Corner: Banner 8x4x3m (LxWxH), 3 scaune de bar, lumini de filmare, decor tematic pentru interviuri
• Expo area: producere 2 zone de tip „booth” (2x2m) integrate organic în design pentru sponsorii evenimentului: 2 bannere, 2 mese cocktail, acces la curent electric.
• Branding și Navigare: Elemente de navigare și branding pe pilonii din coridoare, stickere podea, printabile perimetrale, materiale vizuale pentru ecranele din hall.
• Staff Tehnic: Suport tehnic complet pentru fiecare zonă pe toată durata evenimentului.
• Servicii Livestream: 3-4 Camere de inalta calitate model Blackmagic sau similar, Asigurarea transmisiei către ecranul principal si ecrane secundare și zona VIP. Cameramani, Regizor video. Recordingul conferinței in calitate înaltă 4k, pentru publicare ulterioară. Predare materiale în decurs de 24 ore de la încheierea evenimentului.

* Pentru Main Stage se va folosi 1/2 din spațiul destinat evenimentului, ceea ce prezintă în total 1/3 din sala Arena Mare (spațiul hașurat cu galben în imaginea de mai jos: IMAGINE 1)

** Chill Zone va fi amplasat în spatele scenei, deci sala mare se va împărți în două zone

IMAGINE 1:

OFEERTA FINANCIARĂ - costul serviciilor propuse, inclusiv echipamente și personal, exprimat în lei MDL, fără TVA.

SARCINILE DE BAZĂ:

• Prestatorul va propune și implementa elemente de branding și navigare (wayfinding) pentru spațiul Arena Chișinău, pentru a facilita orientarea participanților între zonele principale ale evenimentului în colaborare cu designerul din echipa Startup Moldova
• Asigurarea funcționării echipamentelor tehnice pe întreaga durată a evenimentului
• Operarea echipamentelor audio/video și a sistemelor de iluminat
• Asistență tehnică pentru speakeri, prezentatori și participanți
• Instalarea și testarea echipamentelor cu o zi înainte de eveniment
• Colaborarea strânsă cu echipa organizatorică pentru adaptarea rapidă la cerințe și eventuale modificări
• Servicii de Design si VJ pentru proiectoare din zona Relax
• 
  

Termen limită pentru întrebări pe tender: 23 martie, ora 13:00

Termen limită pentru depunere: 27 martie 2026, ora 18:00

Limba de prezentare a livrabilelor: română

Dosarul de aplicare se va expedia în termenii indicați pe e-mailul admin@startupmoldova.digital, cu indicarea denumirii achiziției și al companiei aplicante.